Im zweiten Teil meiner Schatzsuche zeige ich Ihnen, wie man mithilfe der Verbindung mehrerer Datenquellen und der bewussten Unterdrückung von Intuition („nicht abgerechnete Rechnungen aus alten Jahren?! Das kann nicht sein!“) den ein oder anderen nicht gehobenen Schatz im eigenen Unternehmen finden kann.
In diesem Teil der Schatzsuche betrachten wir ein Unternehmen aus der IT-Branche, welches die Data-Analytics-Lösung Qlik Sense als Datenmotor und Business-Intelligence-Plattform einführte. Im Speziellen ist das Geschäftsmodell des Kunden die Sicherung der Lauffähigkeit von IT-Systemen.
Altes vs. neues ERP
Um die Herausforderung zu verstehen, ist es wichtig, dieses Geschäftsmodell und die Art und Weise, wie die Daten im ERP des Unternehmens – vorher und nachher – vorliegen, einordnen zu können. Denn das ERP-System wurde mehrfach mit verschiedenen Datenbanktechnologien gewechselt. Der Ansprechpartner des alten ERPs ist nicht mehr im Unternehmen. Hurra! ????
Bei der Datenstruktur der Kundenverträge oder respektiven möglichen Umsätzen sieht es so aus, dass nur Vertragsanfangszeitpunkt, -endzeitpunkt und die Höhe der monatlichen Umsätze gepflegt sind. Zudem ist nicht ohne weiteres erkennbar, welche Verträge in welchem Turnus – bei Vertragsabschluss, jährlich oder monatlich – abgerechnet werden. Da keine einheitliche Arbeitsanweisung zur Datenpflege existiert, kann man die Informationen aus den Vertragstabellen nicht wirklich nutzen.
Datenmigration und Lösungsfindung
Die Idee, überhaupt mal nach nicht abgerechneten Verträgen bzw. nicht abgerechneten Vertragsbestandteilen zu suchen, kam übrigens von mir als externer Berater, da nach der Systemmigration und dem Ausscheiden der fachlich Verantwortlichen nahezu keine Transparenz über den Abrechnungsstatus herrschte.
Meine Idee war „nur ein Abfallprodukt“ aus einer Vertriebsanalyse aktueller Verträge. Die Aufgabe bestand darin, die Verträge aus dem alten ERP-System mit dem neuen zu matchen bzw. im Nachgang zu versuchen, mit den Abrechnungen zu matchen, da die Vertragsumsätze am Monatsende nicht mit den gebuchten Rechnungsbeträgen aus den ERP-FI-Buchungskonten übereinstimmten.
BI als Fährtenleser
Ich bin wie folgt vorgegangen: Ich verbinde die drei Datenquellen neues ERP, altes ERP, alte Excel-Abrechnungsdaten miteinander. Dies ist beispielsweise mit der BI-Plattform Qlik Sense problemlos machbar.
Nach der Verbindung der Datenquellen konnte ich dann nachschauen, welche aktuell laufenden Vertragsbestandteile einmalig bei Vertragsunterzeichnung im alten ERP abgerufen wurden. Oder auch nicht. Zudem erkenne ich, welche alten Verträge bei Systemumstellung „vergessen“ wurden, weiter abzurechnen, da die Datenmigration ins neue System schwierig war. Nachvollziehbar, wenn vorher schon keine einheitliche Datenpflege betrieben wurde.
Intuition ist oft … doch nur Intuition
Die Intuition des Geschäftsführers, dass die Vertragsumsätze mit den gebuchten Umsätzen zumindest in dem Geschäftsjahr übereinstimmen sollten, war dementsprechend keine Hilfe bei der Schatzsuche. Denn manchmal ist es besser, über den Tellerrand der aktuellen Aufgabe hinaus zu denken, um Geschäftspotenziale zu heben. Die Erfahrung aus zahlreichen BI-Projekten hat bei mir sofort die Frage aufgeworfen, wie bei Intransparenz gewährleistet sein kann, dass alle verdienten Umsätze auch zu einem Zahlungseingang führen.
Das hat unserem Kunden geholfen, die Ausgaben für das BI-Projekt mit einem Vielfachen der externen Kosten wieder herein zu holen. Der Kunde ist glücklich, wir sind glücklich.
