Zwei Business-Professionals analysieren gemeinsam Daten und Diagramme am Tisch, um zu entscheiden, wann datenbasierte Methoden zur Lösung geschäftlicher Probleme geeignet sind.

„Wenn das Tool das nicht kann, machen wir es eben wieder in Excel.“

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an seine Software – und damit auch an das BI-Tool. Vielleicht brauchst du eine bessere Anbindung an Datenbanken, standortübergreifende Nutzung oder flexiblen Zugriff über mobile Endgeräte.

Ändern sich die Anforderungen oder stößt dein aktuelles Tool an seine Grenzen, ist ein Wechsel langfristig oft die beste Lösung, statt weiter mit Workarounds zu arbeiten.

„Die App sieht zwar gut aus, aber ich verstehe nicht, wie sie funktioniert.“

Ein BI-Tool bringt nur dann echten Mehrwert, wenn es auch genutzt wird.
Ist die User Experience (UX) schlecht – unübersichtlich, überladen oder unlogisch – verlieren Nutzer:innen schnell die Lust.

Wenn du feststellst, dass dein Team lieber alternative Wege nutzt oder wieder auf Excel zurückgreift, ist das ein klares Warnsignal. In so einem Fall solltest du prüfen, ob ein anderes Tool besser zu euren Anforderungen und Nutzergewohnheiten passt.

„Das aktuelle Tool ist zwar teurer als das andere, aber ein Wechsel kostet uns ein Vermögen.“

Natürlich verursacht ein Wechsel Kosten – durch Lizenzen, Trainings, Datenmigration und parallelen Betrieb.
Doch langfristig kann sich der Wechsel finanziell deutlich auszahlen.

Ein modernes Tool sorgt nicht nur für niedrigere Betriebskosten, sondern auch für effizientere Prozesse, bessere Datennutzung und höhere Mitarbeiterzufriedenheit. So amortisiert sich die Investition oft schneller, als man denkt.

„Es gibt zwar keine Updates mehr, aber es funktioniert ja trotzdem noch.“

Wenn der Hersteller keine Updates oder keinen Support mehr anbietet, ist das ein deutliches Risiko.
Fehlende Updates bedeuten Sicherheitslücken, veraltete Funktionen und sinkende Performance.

Spätestens jetzt solltest du handeln und auf ein modernes System umsteigen – bevor es zu technischen Problemen oder Compliance-Verstößen kommt.

„Das Ticket ist immer noch in Bearbeitung.“

Ein funktionierender Support ist essenziell für jedes BI-System.
Wenn Probleme nicht zeitnah gelöst werden, der Support schlecht erreichbar ist oder unklare Kommunikation herrscht, ist das mehr als nur lästig – es kostet Zeit, Nerven und Produktivität.

Ein Wechsel zu einem Anbieter mit besserem Service kann hier den entscheidenden Unterschied machen.

Fazit

Es gibt viele gute Gründe, über einen Wechsel des BI-Tools nachzudenken – von technischer Performance über Benutzerfreundlichkeit bis hin zu Support und Kosten.

Damit der Umstieg erfolgreich wird, solltest du:

  • die Anforderungen an dein BI-Tool klar definieren,

  • Vor- und Nachteile der verfügbaren Systeme sorgfältig abwägen,

  • und vor allem die zukünftigen Nutzer:innen aktiv in den Entscheidungsprozess einbinden.

So gelingt der Change hin zu einem modernen, leistungsfähigen BI-System, das wirklich genutzt wird – und dein Unternehmen datengetrieben nach vorn bringt.