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Power BI Desktop – kostenlos, aber mit Einschränkungen

Wie der Name schon sagt, ist Power BI Desktop eine reine Desktop-Anwendung. Du installierst sie lokal auf deinem Rechner und kannst trotzdem Datenquellen wie Dynamics 365, Salesforce, Azure SQL DB, Excel oder SharePoint anbinden. Damit nutzt du alle grundlegenden Funktionen von Power BI – ganz ohne Kosten.

Der größte Vorteil liegt also auf der Hand: Power BI Desktop ist kostenlos.
Allerdings hat die Gratisversion deutliche Einschränkungen. Du kannst beispielsweise keine Berichte mit anderen teilen, keine Workspaces nutzen und keine Apps veröffentlichen.
Wenn du also im Team zusammenarbeiten willst, ist Power BI Desktop keine ausreichende Lösung.

Diese Variante eignet sich besonders für Einzelanwender oder für den Einstieg in die Power-BI-Welt, wenn du erste Erfahrungen sammeln möchtest.

Power BI Service – die cloudbasierte Lösung

Im Gegensatz dazu steht Power BI Service, die Cloud-Version von Microsoft Power BI. Sie ist kostenpflichtig und wird über verschiedene Lizenzmodelle angeboten, um unterschiedliche Anforderungen abzudecken.

Power BI Pro – für Teams und kleine Unternehmen

Power BI Pro ist das Einsteigermodell unter den kostenpflichtigen Versionen und kostet aktuell ab 8,40 € pro Nutzer und Monat (bei Microsoft 365 E5 ist es bereits enthalten).

Mit dieser Lizenz kannst du:

  • Dashboards und Berichte erstellen

  • Inhalte teilen und gemeinsam mit Kolleg:innen bearbeiten

  • Reports unternehmensweit anzeigen und veröffentlichen

Power BI Pro bietet dir damit alle Funktionen, die du für den professionellen Einsatz im Unternehmen brauchst. Allerdings ist die Performance begrenzt – etwa in der Größe von Datenmodellen, in der Aktualisierungsfrequenz und bei der Verwaltung.

Für die meisten Teams ist Power BI Pro jedoch ein solider Einstieg in die kollaborative Datenanalyse.

Power BI Premium – maximale Leistung und KI-Funktionen

Wenn du mehr Performance, größere Datenmodelle und zusätzliche Features brauchst, ist Power BI Premium die richtige Wahl.

Power BI Premium enthält alle Funktionen von Power BI Pro – ergänzt durch:

  • Größere Speicherkapazität und schnellere Aktualisierungen

  • Erweiterte KI-Funktionen (z. B. AutoML und Cognitive Services)

  • Lese- und Schreibkonnektivität

  • On-Premises-Reporting mit Power BI Report Server

Preislich liegt die Premium-Nutzerlizenz bei 16,90 € pro Monat. Für Microsoft-365-E5-Nutzer:innen sind die Kosten etwas geringer (ab etwa 10 $ pro Nutzer).

Wenn dein Unternehmen hohe Datenvolumen hat oder du häufige Aktualisierungen benötigst, lohnt sich diese Lizenz schnell.

Power BI Premium per Kapazität – für sehr große Nutzerzahlen

Neben der Nutzerlizenz gibt es auch eine Premium-Kapazitätslizenz, die nicht an einzelne Benutzer gebunden ist. Sie richtet sich an Unternehmen mit sehr vielen Anwender:innen, die Berichte nur lesen, aber nicht selbst erstellen müssen.

Diese Variante startet bei 4.212,30 € pro Monat und stellt somit eine erhebliche Investition dar. Sie lohnt sich jedoch, wenn du eine große Organisation betreibst und zentrale Dashboards für viele Personen bereitstellen möchtest. Wichtig: Zum Erstellen und Veröffentlichen von Berichten ist mindestens eine Pro-Lizenz notwendig.

Fazit – welche Lizenz passt zu dir?

  • Power BI Desktop: Ideal, wenn du allein arbeitest und keine Inhalte teilen musst.

  • Power BI Pro: Perfekt für Teams und Unternehmen, die gemeinsam an Datenanalysen arbeiten möchten.

  • Power BI Premium: Die richtige Wahl, wenn Performance, KI-Funktionen und Skalierbarkeit im Vordergrund stehen.

  • Power BI Premium per Kapazität: Für große Unternehmen mit vielen Nutzern, die vor allem Berichte konsumieren.

Die Wahl hängt also von deinen Anforderungen, deinem Team und deinem Datenvolumen ab. Wenn du Power BI unternehmensweit nutzen möchtest, solltest du frühzeitig prüfen, welche Version dir langfristig die besten Möglichkeiten bietet.